Бережливое управление портфолио | JIRA

Как построить лучшее предприятие, будучи более бережливым

Существует много различий между традиционным управлением портфолио и бережливым управлением портфолио ("Lean Portfolio Management"). Но в целом, бережливый подход предназначен для максимизации скорости, сокращения времени от видения до ценности и обеспечения того, чтобы потоки создания ценности могли вращаться при изменении рынка или изменении требований клиентов. Эти преимущества необходимы для создания связанного предприятия, которое может конкурировать в современной экономике.

Мир быстро меняется, и ожидания клиентов меняются так же быстро. Темпы изменений побудили предприятия инвестировать значительные средства в цифровые и agile преобразования, в которых преимущества гибких команд масштабируются и преумножаются по всему предприятию. Но немногие организации достигают желаемых результатов. Чтобы в полной мере реализовать agile или цифровую трансформацию, деловые и технологические группы должны быть выровнены и оставаться на одном уровне. Связанное предприятие с полным выравниванием является ключом к конкуренции в современной экономике.

Задача объединения гибких команд в гибкое предприятие заключается в том, что между командами, выполняющими работу, и командами, выделяющими финансирование, возникает разрыв. Чтобы закрыть этот пробел, лидеры должны иметь возможность:

Получите видимость - сделайте работу видимой в списках необходимых требований (для планов) и демонстрациях (для новых решений)
Выясните, что работает - Просмотрите дополнительные результаты, чтобы оценить прогресс в достижении результатов
Оптимизацируйте инвестиции - поворот или упорство путем перераспределения средств для максимизации пропускной способности

Поскольку компании стремятся к выравниванию и сохранению согласованности, они часто считают, что традиционные методы управления портфелем неэффективны. Вместо этого многие применяют методы бережливого управления портфолио ("Lean Portfolio Management") для обеспечения согласованности во всей организации.

Что такое Lean Portfolio Management?

Lean Portfolio Management (LPM) описывает, как высшее руководство применяет бережливые принципы, чтобы связать стратегию с исполнением. Команды управления портфелио узнают о стратегии предприятия и распределяют бюджет на реализацию этой стратегии.

Как и любое портфелио, портфель инвестиций LPM творчески определен и активно управляется в течение всего жизненного цикла инвестиций. Основной упор LPM заключается в согласовании agile разработки с бизнес-стратегией, с акцентом на обеспечение доставки ценностей клиентам посредством создания продуктов и решений. Сочетание LPM с практиками agile разработки открывает путь к повышению гибкости бизнеса.

Задачами бережливого управления портфолио Lean Portfolio Management являются:

Максимизируйте пропускную способность - активно управляйте списком необходимых требований инвестиций, чтобы найти наиболее выгодные возможности, и активно управляйте WIP между группами команд (от команды к команде "team-of-team"), чтобы ускорить доставку стоимости на рынок
Избегайте узких мест - используйте бюджет портфеля, чтобы сбалансировать финансирование мощностей со спросом на наиболее ценные возможности
Демонстрируйте хорошее лидерство слуг - устраняйте препятствия, чтобы сократить время цикла доставки

LPM отличается от традиционного управления портфолио проекта несколькими способами, включая:

Доведение работы до людей, а не людей к работе
Сосредоточение внимания на определении желаемых результатов вместо желаемого количества результатов
Разработка определения «стоимости» и уделение большего внимания доставке стоимости, чем управлению затратами
Пересмотр прошлых решений и планов в каждом квартале на основе новых отзывов
Управление бюджетами и финансами ежеквартально, а не ежегодно

В то время как традиционное управление портфолио проекта (PPM) фокусируется на создании набора плотно структурированных планов проектов и создании краткосрочных команд для выполнения этих планов, LPM фокусируется на:

Предоставление слабо структурированных ценностных возможностей давней команде
Запрашивая команды для определения необходимой работы
Мониторинг новых решений для итерации в направлении соответствия рынку

Как вовлекалось управление портфолио

Руководящие команды по управлению портфолио связывают стратегию организации с ее реализацией. Но из чего состоит портфолио?

Мы видели термин «портфолио», используемый по-разному:

Бизнес-портфолио - диверсифицированный набор предприятий, которые преследуют успех на разных временных горизонтах
- Средства выделяются бизнес-лидерам на разработку планов для собственных команд разработчиков
Портфолио продукта - R & D коллекция продуктов ориентованная на клиентов
- Финансирование выделяется лидерам продуктов для разработки планов по реализации их видения
Портфолио проектов - набор крупных инициатив, масштабируемых и финансируемых для внесения изменений в продуктовые линейки
- Средства выделяются на выполнение конкретных планов, которые, как ожидается, дадут конкретные результаты
Портфолио ИТ-проектов - набор крупных инициатив, масштабируемых и финансируемых для внесения изменений во внутренние системы предприятия
- Средства выделяются на выполнение конкретных планов, которые, как ожидается, приведут к конкретным улучшениям благодаря ИТ
Бережливый портфолио - набор стратегических целей бизнеса, отраженных в инициативах
- Финансирование распределяется между командами команд, которые должны использовать свои ресурсы для реализации инициатив

Что у них общего? У каждого есть возможность распределять финансирование, переводить корпоративную стратегию в локальный контекст и управлять исполнением и расходами.

За последнее десятилетие некоторые руководители предприятий повысили скорость реагирования и скорость выхода на рынок, переключившись на портфели стратегических инициатив, реализуемых командами команд. Эти успехи легли в основу бережливого управления портфолио (Lean Portfolio Management.

Почему Lean Portfolio Management?

Организации, которые сосредоточены на определении проектов, которые охватывают более года, часто застревают в ситуациях, когда команды заинтересованы в достижении устаревших целей проекта, вместо того, чтобы предлагать ценность на раннем этапе или стремиться получить раннюю обратную связь о соответствии рынку. Бережливые методы управления портфелем помогают организациям:

Сместить акцент операций на предоставление дополнительной ценности при более коротких ритмах для более крупных инициатив.

Использовать ритмы для достижения более коротких петель обратной связи. Отзывы, собранные внутренними группами, внешними фокус-группами, клиентами или конечными пользователями, помогают оценить прогресс в достижении целевых результатов организации.

Безжалостно применять обратную связь, чтобы реинвестировать идеи, которые дают хорошие результаты, и понижать идеи, которые этого не делают.

Lean Portfolio Management, основанный на принципах бережливости и основанный на лучшем понимании ценности клиента (и способах ее быстрой доставки), устраняет некоторые общие болевые точки в крупных организациях.

Болевая точка № 1: длительное время цикла крупных инициатив.

Когда организации создают автономные, межфункциональные команды, они удаляют передачу обслуживания и зависимости, которые добавляют трение (и задержки) к доставке ценности.
Когда организации улучшают свое определение потребительской ценности, коммуникация улучшает и расчищает путь для лучших идей.
Когда организации подчеркивают модель планирования и выполнения, которая обеспечивает непрерывный поток стоимости, они стремятся передать ценность в руки клиентов вместо того, чтобы отмечать задачи как выполненные.

Болевая точка № 2: работа выполнена, но ключевые иглы не двигаются.

Когда организации определяют цели с точки зрения целевых бизнес-результатов, они с большей вероятностью будут «двигать иглой» своих ключевых показателей эффективности (KPI).

Когда организации оценивают эти результаты в коротких циклах обратной связи, они могут быстро перекалибровать краткосрочные планы, основываясь на том, что они видят прямо сейчас.

Когда организации устанавливают цели на основе целей, которые определяются как желаемые бизнес-результаты, дополнительные результаты могут оцениваться по отношению к желаемым бизнес-результатам.

Болевая точка № 3: бюджеты трудно изменить на основе новой информации.

Когда организации сталкиваются с высокой степенью неопределенности на рынке, они могут применять скудный стартовый образ мышления, чтобы «думать в ставках». При этом они могут исследовать пространство решений экономически эффективным способом, который финансирует небольшие эксперименты, а не крупные инициативы с существенной неопределенностью.
Когда организации финансируют группы команд с помощью agile бюджетирования, а затем дают им возможность строить планы, соответствующие стратегическим целям, новая модель распределенной ответственности ускоряет общее получение прибыли.

Ключевые элементы бережливого управления портфолио ("Lean Portfolio Management")

Руководящая команда бережливого портфолио ставит перед миссией цель «северной звезды», финансируя команду, основываясь на стратегических потребностях предприятия, а затем отслеживает возникающие планы и результаты, чтобы убедиться, что они соответствуют стратегическим целям.

Руководящая команда принимает решения с заданной частотой, и как операции (выполняемые ими действия), так и руководство (проводимые ими проверки) следуя этому ритму для синхронизации и согласования циклов планирования и обратной связи.

LPM операции

Чтобы постоянно связывать стратегию с исполнением, руководящая группа постоянно оценивает следующие цели:

Установить миссию

Установите (и откалибруйте каждый квартал) основанные на результатах цели и стратегические темы

Найти возможности

Превратите новые идеи в инвестиционных кандидатов, связанных со стратегической миссией

Целевая стоимость доставки

Составьте дорожные карты, основанные на потребностях рынка и ожидаемом объеме усилий, которые должны быть собраны во время agile оценки и планирования

Оптимизировать для стоимости

Установите четкие приоритеты для инициатив, чтобы (1) провести детальное планирование на следующий квартал и (2) сбалансировать дорожную карту с известными ограничениями возможности

Проверьте соответствие рынку

«Посмотрите» добавочное значение, представленное в демонстрациях команды, и подтвердите гипотезы значения

Управление LPM

Для достижения гибкости предприятия руководящая группа проводит периодические проверки:

Обзор соответствия стратегии

Раз в квартал подтверждают, что работа соответствует стратегическим целям

Обзор бюджета портфолио

Раз в квартал подтверждают, что бюджетные ассигнования на финансирование команды команд (и расширение их децентрализованного процесса принятия решений) лучше всего поддерживают миссию

Портфолио команды ретроспективно

Раз в квартал старайтесь улучшить работу руководящей группы портфеля, принимать решения, достигать непрерывного притока ценностей.

Финансовый обзор портфолио

Раз в месяц сравнивайте тенденции расходов на инициативы с целевыми показателями и защитными мерами, чтобы замкнуть цикл agile бюджетирования

Обзор дорожной карты портфолио

Раз в месяц делитесь обновленной дорожной картой инициативы со всеми заинтересованными сторонами

Обзор инвестиционных возможностей

Раз в неделю утверждайте финансирование для новых инвестиционных возможностей на основе их бизнес-кейса (или перекалибруйте прошлые решения о финансировании на основе новых отзывов)

Как внедрить бережливое управление портфолио Lean Portfolio Management

Внедрение бережливых практик в существующие лидирующие группы управления портфолио является значительным изменением и требует сильных организационных практик управления изменениями. При этом вы часто чувствуете, что ремонтируете дом, пока вы живете в нем, с похожим уровнем стресса и удовлетворения. Чтобы продолжить эту аналогию, вот несколько советов для скудного ремонта дома:

Найдите владельцев - Лидирующие команды портфолио - высокоэффективные, многофункциональные команды руководителей-слуг. Раскрытие силы команды лидеров не менее важно, чем расширение возможностей команды разработчиков. Первый шаг - найти и сформировать группу, которая свяжет стратегию с исполнением для определенной части организации. Это команда лидеров портфолио.
Найдите деньги - LPM меняет стратегию и инвестиционную модель с финансирования проектов на финансированиеот команды к команде. Это приводит к необходимости более глубокого понимания (и наглядности) связи между стратегическими целями бизнеса и тем, как команды строят планы.

Вот несколько вопросов, на которые нужно будет ответить:

Кто обеспечивает финансирование портфолио? Чего они ждут от этого?
Кто обеспечивает финансирование, чтобы «держать свет» включенным (или управлять бизнесом, а не менять бизнес)?
Сколько разных, независимо финансируемых стратегий будет управлять портфолио?

Обновление. Даже в рамках одной организации никакие две руководящие группы не захотят использовать один и тот же подход к agile операциям портфолио. Узнайте о потребностях и ожиданиях команды руководителей портфеля, в том числе о том, где они хотят изначально оказаться между своим текущим состоянием и (более скудным) будущим состоянием. Создайте операционную структуру, которая воплощает ключевые элементы LPM с индивидуальным подходом.
Переместить назад – Перекаблируйте активную, финансируемую работу в более бережливые конструкции, которые лучше поддерживают поток ценности, и рассмотрите возможность использования этой возможности для пересмотра обоснования работы (поворотного момента или упорного продолжения). Бережливость призывает организацию «максимизировать работу, которую не сделали». Можно ли остановить или сократить любую активную работу?
Редекорация LPM привносит новые методы принятия решений, такие как акцентна визулизации стратегического выравнивания работы и управление наоснове «ограждения» Это обусловливает необходимость «переоснащения» существующих систем управления работой для добавления новых дисциплин и дополнительной ясности.
Организуйте вечеринку - команды бережливого портфолио принимают решения и улучшения с заданным ритмом. Выведите на поверхность положительные отзывы от ретроспективы и не забудьте отметить улучшение потока через организацию!

Бережливое управление портфолио ("Lean Portfolio Management") предлагает проверенные временем принципы бережливости для команд и руководителей, которые в лучшем положении способствуют организационным изменениям. В целом, бережливый подход обеспечивает надежную доставку ценности, сокращает время до ценности для клиента и гарантирует, что команды могут вращаться при изменении рынка или изменении требований клиентов. Бережливое управление портфолио ("Lean Portfolio Management") предлагает путь к максимизации этих преимуществ и созданию более связанного предприятия.

Хотите узнать больше о Бережливое управление портфолио ("Lean Portfolio Management")? Погрузитесь глубже в основы LPM и посмотрите, как Jira Align из Atlassian (ранее AgileCraft) поддерживает это: