Отслеживание оплачиваемого и неоплачиваемого времени с использованием оплачиваемой функциональности

В этом руководстве вы будете отслеживать время, связанное с клиентом, как оплачиваемое, так и не оплачиваемое, для поддержки выставления счетов. Вы создадите клиента и учетные записи. Затем вы свяжете оплачиваемые и неоплачиваемые задачи с учетными записями и зарегистрируйте время для этих задач. Наконец, вы увидите все оплачиваемые часы по сравнению с неоплачиваемыми часами. Для выполнения этих задач вам нужны расписания ("Tempo Timesheets for Server").

В этом уроке:

• Шаг 1: Создание нового клиента
• Шаг 2: Создание новой учетной записи
• Шаг 3: Привязка проекта к учетной записи
• Шаг 4: Регистрация работы и указание рабочего и оплачиваемого времени
• Шаг 5. Просмотр всех оплачиваемых и неоплачиваемых часов

Шаг 1: Создание нового клиента

Первым шагом в отслеживании учетных записей клиентов является создание клиента. Создайте нового клиента под названием Zaibatsu. Введите ZHI как уникальный ключ для этого клиента.

Чтобы создать клиента ...

Чтобы создать клиента:

1. Выберите «Учетные записи» ("Accounts") на боковой панели Tempo.
2. Нажмите «Клиенты»("Customers") в правом верхнем углу.
3. В просмотре «Клиенты» введите имя для клиента и уникальный ключ в полях в верхней части списка клиентов. Вы можете изменить имя клиента и ключ позже.
4. Нажмите кнопку «Добавить» ("Add"), чтобы создать нового клиента.

РИСУНОК 2

Просмотр информации о клиенте

 Руководители (Ведущие) учетных записей могут просматривать информацию об учетных записях, которые они ведут.

В просмотре «Клиенты» выберите имя клиента, данные которого вы хотите просмотреть. Отобразится «Обзор клиента» ("Customer Overview ").

• Счета, связанные с клиентом, распределены по категориям (если применимо). Вы можете нажать на имя учетной записи, чтобы перейти к «Обзор учетных записей» ("Accounts Overview"). Точно так же в «Обзор учетных записей» ("Accounts Overview") вы можете щелкнуть имя клиента, чтобы вернуться в Просмотр «Клиент» ("Customer view").
• Только открытые учетные записи отображаются в просмотре клиента.

Удаление клиентов

Вы можете удалить клиентов, которые не связаны с учетными записями. В просмотр «Клиент» ("Customer view") нажмите «Удалить» ("Delete") в столбце «Действие» ("Action") для соответствующего клиента.

Шаг 2: Создание новой учетной записи

Теперь создайте новую учетную запись и подключите ее к вашему новому клиенту. Назовите учетную запись Tango Capex, назначьте ей ключ TCAP и назначьте Тейлора руководителем команды ("Team Lead"). Выберите клиента и категорию, которую вы создали.

Чтобы создать учетную запись ...

Вы можете создавать учетные записи для клиентов с целью выставления счетов. Затем вы можете подключить учетные записи к проектам Jira, над которыми вы будете работать для клиента. Клиенты и учетные записи создаются и управляются в просмотре «Учетные записи» ("Accounts view").

 

 

Чтобы создать учетную запись:

1. Выберите «Учетные записи» ("Accounts") на боковой панели Темпо.
2. Нажмите на ссылку + «Создать учетную запись» ("Create Account") в правом верхнем углу.
3. Заполните диалоговое окно «Создание учетной записи» ("Create Account"):
   
   1. «Имя» ("Name") - описательное имя для учетной записи. Комбинация имени учетной записи и ключа используется для отображения учетной записи в задачах Jira или в диалоговом окне Регистрация времени Log Time в расписаниях Tempo Timesheets, в зависимости от конфигурации.
   2. «Ключ» ("Key") - ключ учетной записи должен быть уникальным для учетной записи. Предлагаемый ключ, основанный на имени учетной записи, генерируется автоматически, но вы можете ввести любое выбранное вами значение. Ключ может использовать буквы (a-z, A-Z), цифры (0-9), подчеркивание ("_"), тире ("-") или точку (".").
   3. «Руководитель» ("Lead") - Руководитель учетной записи отвечает за учетную запись. Вы можете выбрать существующее имя пользователя Jira или просто ввести имя.
   4. «Категория» ("Category") - необязательно. Выберите категорию для привязки к учетной записи из выпадающего списка. Тип учетной записи - это способ группировки различных центров затрат и рабочих операций, таких как Разработка или Маркетинг. Чтобы создать или изменить категории, щелкните значок настроек в правом верхнем углу и выберите «Категории» ("Categories").
   5. «Клиент» ("Customer") - необязательно. Выберите клиента для связи с учетной записью в раскрывающемся меню. Клиент не должен быть внешним клиентом, это может быть просто способ сгруппировать общую сущность (проекты Jira или центры затрат) вашего определения для проектов, связанных с учетной записью.
   6. «Контакт» ("Contact") - необязательно. В зависимости от назначения учетной записи, для внутреннего или внешнего использования, контакт может быть или не быть пользователем Jira.
   7. «Проекты» ("Projects") - выберите проекты, в которых есть проблемы, для которых вы будете регистрировать время для этого клиента.
4. Если вы хотите создать другую учетную запись, установите флажок «Создать другую» ("Create another").
5. Когда вы закончите, нажмите кнопку «Создать» ("Create").

Глобальные Учетные записи

Вы можете создать глобальную учетную запись, которая связана со всеми проектами. Для этого сначала создайте учетную запись, как описано выше, а затем:

1. Нажмите на «Имя учетной записи» ("Account name") в списке, чтобы получить доступ к Обзор учетной записи ("Account Overview").
2. В разделе «Ссылки на проекты» ("Links to Projects") установите флажок «Сделать эту учетную запись глобальной» ("Make this account global").

Редактирование информации об учетной записи

Вы можете редактировать следующую информацию об учетной записи: имя учетной записи, клиент, категория, статус, месячный бюджет, потенциальные клиенты и контакт.

1. В просмотре «Учетные записи» ("Accounts view") выберите учетную запись, которую вы хотите изменить.
2. Щелкните поля, которые вы хотите изменить, и внесите необходимые изменения. Ключ учетной записи не может быть изменен после создания учетной записи.

Добавление ежемесячного бюджета

Ежемесячный бюджет используется для отображения статуса отработанных часов по сравнению с бюджетом на выбранный месяц. Это отображается в гаджете «Диаграмма сгорания ежемесячного бюджета  учетной записи» ("Account Monthly Budget Burn-up Chart gadget" ) доступном в расписаниях Tempo Timesheets. В просмотре Учетные записи ("Accounts view") введите часы, которые можно потратить на учетную запись в течение периода, в поле «Ежемесячный бюджет» ("Monthly Budget").

«Диаграмма сгорания ежемесячного бюджета  учетной записи» ("Account Monthly Budget Burn-up Chart gadget" )

Шаг 3: Привязка проекта к учетной записи

С оплачиваемыми и неоплачиваемыми учетными записями, подключенными к вашему клиенту, вы можете связать учетные записи с проектами Jira, в которых вы будете работать для этого клиента. Свяжите свои учетные записи Tango Capex и Tango Opex с проектом Tango OnDemand.

Чтобы связать учетную запись с проектом ...

Учетные записи Tempo могут быть связаны с одним или несколькими проектами Jira. Связывая учетные записи с проектами и с «Пользовательское  поле учетной записи» ("Account Custom field"), соответствующим вашим потребностям, учетная запись становится опцией выбора либо в задачах Jira, либо в диалоговом окне «Регистрация времени» ("Log Time ").

 

Ссылка на создание

При создании учетных записей вы можете выбрать проекты, которые вы хотите связать с учетной записью. Проекты также могут быть включены в импортируемый файл, если учетные записи создаются с помощью любой из функций импорта учетных записей.

Связывание в настройках (конфигурации) учетных записей

В обзоре учетных записей можно связать уже созданные учетные записи с другими проектами.

1. Выберите «Учетные записи» ("Accounts") на боковой панели Темпо.
2. В просмотре «Учетные записи» ("Accounts view") выберите учетную запись, с которой вы хотите связать проекты Jira.
3. Нажмите + Добавить ссылку ("Add Project Link") справа и найдите проект, к которому вы хотите привязать учетную запись. Вы также можете установить флажок «Сделать эту учетную запись глобальной» ("Make this account global"), если хотите связать учетную запись со всеми проектами. Снятие флажка приведет к удалению глобальной учетной записи из всех проектов.

Ссылки в администрировании проекта

Пользователи с разрешением «Администраторы учетной записи Tempo» ("Tempo Account Administrators") и имеющие роль администратора для выбранного проекта могут открыть страницу «Учетные записи» ("Accounts") в настройках проекта. На странице «Настройки проекта» ("Project settings") вы можете выбрать учетную запись по умолчанию для проекта.

Шаг 4: Регистрация работы и указание рабочего и оплачиваемого времени

Настроив свой проект и подключив его к учетной записи своего клиента, вы готовы записывать время на задачи проекта. Введите общее количество часов в поле «Отработано» ("Worked") и количество часов в поле «Оплачено» ("Billed").

Шаг 5. Просмотр всех оплачиваемых и неоплачиваемых часов

Вы можете создать собственный отчет для просмотра всех часов, потраченных на проекты заказчика. Фильтруйте отчет по клиенту. Отобразите отчет в «Просмотр сетки» ("Grid View") и выберите «Оплачиваемые» ("Billable") в разделе «Столбцы» ("Columns"). Затем вы можете сравнить оплачиваемые часы и общее количество часов, зарегистрированных по  клиенту. Вы также можете экспортировать данные для выставления счетов.

Чтобы отфильтровать информацию в пользовательском отчете ...

Чтобы составить отчет о запланированном времени, вам необходимо установить  планировщик Tempo Planner версии 7.8 или новее и Tempo Timesheets 10.8 или новее. Для просмотра планов требуется разрешение «Просмотреть планы групп» ("View Team Plans").

Вы можете настроить отчеты так, чтобы они содержали то, что вам нужно. По умолчанию результаты отчета отображаются в виде сетки, но вы также можете просмотреть данные в виде подробного списка. Вы можете применять фильтры, организовывать информацию в группы, сортировать данные по столбцам, устанавливать параметры отчета и добавлять столбцы для отображения полей Jira и рабочих атрибутов по мере необходимости. При просмотре отчетов в виде сетки вы также можете указать, будут ли сетки отображать дни, недели, месяцы или кварталы.

Tempo запоминает все ваши настройки просмотра и предпочтения между сессиями.

Для доступа к отчетам:

Выберите  «Отчеты» ("Reports ") на боковой панели Темпо.

Переключение между  сеткой и  просмотром списка ("Grid и List View").

Чтобы переключиться между сеткой и  просмотром списка, нажмите кнопку «Просмотр» в правом верхнем углу, а затем выберите «Просмотр сетки» или «Просмотр списка».

Сетка отчета

По умолчанию отчеты отображаются в виде сетки. Просмотр сетки отображает информацию отчета в формате расписания. Каждый столбец в сетке представляет день, неделю, месяц или квартал, в зависимости от параметра «Периоды сетки» ("Grid Periods"), выбранного в раскрывающемся меню «Просмотр сетки» ("Grid view"). Вы также можете указать, какие данные отображать, используя опции «Столбцы» ("Columns").

• Для отчетов по рабочему журналу, вы можете щелкать ячейки и регистрировать часы по задачам.
• По умолчанию сетки представляют дни. Вы можете выбрать другой период сетки и использовать сортировщик дат, чтобы выбрать период, чтобы увидеть, что вам нужно. Нажмите «Просмотр сетки» ("Grid view") в верхнем правом углу, чтобы выбрать период сетки.

Просмотр списка

Вы можете выбрать для отображения отчета в виде подробного списка. Просмотр списка показывает вам информацию отчета в табличном формате. Вы можете выбрать, какие атрибуты или рабочие атрибуты отображать, используя опции «Столбцы» ("Columns") и «Столбцы просмотра списка» ("List View Columns") в раскрывающемся меню «Просмотр списка» ("List view").

Фильтрация данных

Выберите фильтры для отчетов, чтобы показать только необходимую информацию. Вы можете, например, выбрать просмотр времени, зарегистрированного для конкретного проекта, или всей запланированной работы для вашей команды. Поле «Фильтровать по» ("Filter by") в верхней части отчета показывает, какие фильтры применяются.

Чтобы отфильтровать данные в отчете:

1. Щелкните поле «Фильтровать по» ("Filter by"), чтобы отобразить список параметров фильтра.

2. Выберите данные, которые вы хотите включить в отчет.

• Используйте окно поиска для поиска проектов, команд, учетных записей и т. Д . Чтобы добавить фильтр, установите его флажок. Чтобы удалить фильтр, снимите флажок или щелкните значок «x» рядом с его именем в поле «Фильтровать по» ("Filter by").
• Если вы выбрали фильтрацию по задачам, вы также можете включить подзадачи.
• Нажмите «Назад» ("Back"), чтобы вернуться к списку фильтров.

3. Поле «Фильтровать по» ("Filter by") показывает, какие фильтры применяются в отчете. Вы можете удалить фильтр, нажав на x справа от его имени.

Группировка данных

Сгруппируйте данные в своих отчетах, чтобы структурировать информацию осмысленным образом. Группы отображаются в отчете в соответствии с иерархией Jira.

Чтобы упростить просмотр отчетов, отчеты, содержащие несколько уровней группировки, не отображают «пустые» уровни иерархии. В следующем примере показан отчет, сгруппированный по Epic / Issue / Sub-task / Worklog. Для Issue PRO-11 не показан уровень иерархии Эпик Epic, поскольку он не связан с эпиком. Кроме того, нет никакого уровня иерархии для Подзадачи ("Sub-tasks"), потому что у задач нет никаких подзадач. Это делает отчет более аккуратным и легким для чтения.

Чтобы сгруппировать данные в отчете:

1. Щелкните «Группировать по» ("Group by"), чтобы отобразить список возможных вариантов. Выберите группы, которые вы хотите добавить.

2. Чтобы удалить уровень группировки, нажмите «Группировать по» ("Group by"), а затем нажмите «x» справа от указанного уровня группы.

Сортировка данных

Одним из способов организации вашего отчета является сортировка данных в алфавитном или числовом порядке. Сортируйте отчет по данным в определенном столбце, щелкнув заголовок этого столбца. При щелчке по заголовку столбца данные сортируются в порядке возрастания или убывания этого столбца: текст сортируется от A до Z, числовые данные сортируются по возрастанию к наименьшему, а данные по времени / дате сортируются по самым ранним и последним.

• Стрелки вверх и вниз рядом с именем столбца указывают, что данные сортируются по этому столбцу.
• Чтобы изменить порядок сортировки, щелкните заголовок столбца во второй раз.
• В отчете с несколькими уровнями группировки данные группируются по группе верхнего уровня. Например, в приведенном выше отчете показано наибольшее количество запланированных часов сверху, отсортированных по пользователю.

Добавление и удаление столбцов и рабочих атрибутов

Добавление и удаление столбцов позволяет выбрать, какая информация будет отображаться в вашем отчете. Например, если вы хотите посмотреть, сколько оплачиваемых и сколько неоплачиваемых часов было потрачено на задачи, связанные с учетной записью, отфильтруйте отчет по клиенту и сгруппируйте информацию по «Учетная запись»( "Account"). Затем добавьте столбец «Оплачиваемые» ("Billable"), чтобы сравнить оплачиваемые и зарегистрированные часы.

Параметры столбцов не одинаковы для отчетов Рабочий журнал ("Worklog") и  План ("Plan"), и доступность столбцов зависит от того, как сгруппированы результаты отчета. Например, столбцы рабочего журнала доступны только при группировании по рабочим журналам, столбцы задач при группировании по проблемам и т. д. Рабочие атрибуты могут отображается, только когда отчет находится в «Просмотр списка» ("List view") или когда отчет сгруппирован по «Рабочий журнал» ("Worklog"). При попытке добавить столбец, который недоступен, всплывающее сообщение покажет вам, что требуется для того, чтобы столбец стал доступным.

Чтобы добавить столбцы и рабочие атрибуты: 

1. Нажмите на «Просмотр сетки» или кнопку «Просмотр списка» ("Grid view" или "List view") в крайнем правом углу. Метка кнопки зависит от того, какой вид отображается.
2. Выберите столбцы и рабочие атрибуты, которые вы хотите отобразить в отчете.
3. Чтобы удалить столбец или рабочий атрибут из представления, снимите флажок рядом с его именем в меню «Просмотр Сетка / список» ("Grid/List view").

Установка форматов даты и времени

Вы можете выбрать, как даты, время и продолжительность будут отображаться в ваших отчетах. Ваши предпочтения применяются немедленно и сохраняются для каждого пользователя. Это влияет на то, как дата отображается в столбцах «Дата» и «Создано» ("Date" и "Created" ) в представлении «Просмотр списка» ("List view") при группировании по рабочему журналу и в поле «Заголовок отчета» ("Report Title") при сохранении.

Чтобы изменить формат даты, времени и продолжительности:

1. Нажмите кнопку «Настройки» ("Settings") в правом верхнем углу отчета.
2. Выберите опции по желанию.

Просмотр часов задачи

Если у вас есть разрешение «Просмотр часов задачи» ("View issue hours") для проекта, но нет необходимых разрешений для просмотра рабочих журналов других пользователей, вы можете увидеть общее количество часов на одну задачу в проекте, но не отдельные рабочие журналы от других пользователей.

Похожие темы

• Отчеты - Tempo Server
• Выбор периода или диапазона дат для отчетности - Tempo Server
• Редактирование рабочих журналов непосредственно в отчетах - Tempo Server
• Запланированный и фактический отчет - Tempo Server

По материалам Tempo Server: Tracking billable and non-billable time using billable functionality